professionals, werkgevers
8 Tips voor een startende manager
Je hebt (eindelijk!) die stap naar een managementfunctie gemaakt. Als nieuwe manager moet je meestal een soort toezicht houden op het werk dat je eerst zelf hebt gedaan. Nu moet je het door anderen laten doen. Hoe maak je een goede start? Hieronder vind je 8 tips vanuit de praktijk:
1. Wees duidelijk over de nieuwe verhoudingen
Soms word je manager van het team waarin je al werkzaam was. En hoewel we in Nederland de mond vol hebben van ‘platte organisaties’, verandert er wel degelijk iets. Wees hier eerlijk en duidelijk over. Je zult je collega’s moeten aansturen en beoordelen. Soms is er iemand anders die zelf de managementrol had willen invullen. Ga daarom zo snel mogelijk in gesprek met de mensen waaraan je leiding gaat geven. Vertel wat je van hen verwacht, maar ook wat zij van jou kunnen verwachten.
2. Loop niet te hard van stapel
Verdiep je vooraf in de werkzaamheden en loop niet te hard van stapel. Luister goed naar collega’s, bazen, klanten en andere betrokkenen. Stel vragen, leer de cultuur van het bedrijf kennen. Zeker wanneer je nieuw bent in de organisatie. Tegelijkertijd verwachten medewerkers dat hun nieuwe manager wél een visie heeft en richting geeft. Bereid je daarom goed voor, zodat je de juiste vragen stelt en stel je open op. Maak notities van al je gesprekken zodat je er later over kunt nadenken en eventueel op terugkomen bij betrokken medewerker(s).
3. Betrek je team
Natuurlijk heb je vanuit je nieuwe rol een goed overzicht van waar de organisatie naar toe wil en hoe je daar als afdeling aan bij kunt dragen. Trap echter niet in de valkuil om vanachter je bureau in je uppie de doelen vast te stellen en de taken te verdelen. Je verliest daarmee de betrokkenheid van je team. Neem de tijd voor een degelijke aanpak en betrek hen. Maak duidelijk wat je ruwweg van plan bent en schets het grotere plaatje. Vraag hun mening. Kritiek kun je goed camoufleren door het uiten van verbazing. Waarom doen jullie dat zo? Of waarom zou je die stap willen zetten?
4. Leer delegeren
Veel startende managers hebben de neiging om alle gaatjes te vullen die hun medewerkers laten vallen. Zeker wanneer je als nieuwe manager ook nog eens een vakspecialist bent die vanwege zijn of haar goede resultaten is gevraagd om leiding te geven. Dit is een grote valkuil om twee redenen: ten eerste zit je agenda op die manier in een mum van tijd propvol, waardoor er te weinig tijd overblijft om die zaken te doen waarvoor je opgesteld staat. En ten tweede gaat je team achterover hangen omdat jij het wel voor ze oplost. Je ontneemt ze op deze manier de mogelijkheid om hun verantwoordelijkheid te pakken. Gun je mensen de ruimte om op hun eigen manier de gewenste resultaten te behalen. Te weinig autonomie en zeggenschap binnen het werk leidt tot ongelukkige medewerkers.
5. Communiceer eerlijk en duidelijk
Een goede manager volgt een duidelijke koers en evalueert regelmatig de voortgang met zijn of haar medewerkers. Mochten er tegenvallende prestaties zijn, spreek mensen daar dan op aan. Wacht niet tot het (half)jaarlijkse functioneringsgesprek, maar plan regelmatig gesprekken met je medewerkers. Feedback geven, zowel positief als negatief, helpt mensen om, indien nodig, koers te houden en bij te sturen. Er zijn technieken te leren voor het voeren van functionerings- en beoordelingsgesprekken. Hoe je het gesprek opbouwt, hoe je concreet kunt blijven en hoe je mensen bij kunt sturen zonder ze tegen de haren in te strijken.
6. Leer omgaan met spanning en stress
Bij het ontstaan van stresssituaties is de manier waarop je hier op reageert als manager belangrijk. Er wordt automatisch naar jou gekeken. Blijf positief, eerlijk en rustig. Een gezonde dosis humor helpt eveneens. En gun jezelf de tijd om te leren. De meeste beginnende managers hebben het liefst meteen overal een oplossing voor. Maar het duurt even voordat je je deze nieuwe rol eigen hebt gemaakt. Wanneer je te streng voor jezelf bent, loop je tegen je eigen frustraties aan op het moment dat er iets fout gaat. Accepteer dus alvast dat er iets fout kan lopen of dat je zelf fouten maakt, dan heb je minder last van stress als het zover is en blijf je gezonder.
7. Vergader efficiënt en stel prioriteiten
Een groot deel van het manager bestaan wordt doorgebracht in vergaderzalen of Teams. Zorg dat er altijd een duidelijke agenda en doelstelling is voor het overleg. Bereid de vergadering goed voor en zorg dat er een actie- en besluitenlijst gemaakt wordt na afloop. Hiermee voorkom je dat jijzelf en/of je medewerkers gefrustreerd een overleg uitkomen omdat ze hun tijd beter hadden kunnen besteden. Voorkom sowieso tijdsverspilling aan onbelangrijke zaken. De Time-management matrix van Covey is een superhandig hulpmiddel. De matrix verdeelt taken in vier kwadranten: 1) urgent en belangrijk 2) niet urgent, maar wel belangrijk 3) urgent, maar niet belangrijk en 4) niet urgent en ook niet belangrijk. Deze matrix kan je helpen steeds opnieuw de juiste prioriteiten te stellen.
8. Neem een coach
Over goed management is natuurlijk meer te vertellen dan 8 korte tips, vooral omdat elke situatie anders is. De ene manager loopt tegen heel andere problemen aan dan de andere, door omstandigheden maar ook door persoonlijke karaktertrekken. Managen leer je vooral door te doen. Een ervaren leidinggevende kan je van bruikbare tips voorzien en sparren over managementvraagstukken. Of zoek een externe coach voor jouw persoonlijke coaching en vragen die je hebt.
